Satura rādītājs:
Definīcija - ko nozīmē elektroniskais birojs?
Bezpapīra birojs ir jēdziens, kurā papīra lietošana ir ievērojami samazināta vai pilnībā samazināta biroja vidē.
To panāk, pārveidojot dokumentu digitālā formā. Pēc atbalstītāju domām, bezpapīra birojs ir ne tikai videi draudzīgs, bet arī palīdz palielināt biroja produktivitāti un efektivitāti, vienlaikus ietaupot naudu un padarot darba procesus vienkāršākus un ērtākus, jo digitālos dokumentus var viegli dalīties starp lietotājiem.
Techopedia skaidro elektronisko biroju
Elektroniska biroja priekšrocības:- Dokumentus var viegli atrast un izgūt, izmantojot elektronisku biroju. Tas var ietaupīt ievērojamu laika daudzumu darba dienas laikā.
- To pašu dokumentu var vienlaikus dublēt, pa faksu nosūtīt, manipulēt vai apvienot.
- Bezpapīra birojs palīdz vairākiem lietotājiem vienlaikus piekļūt vienam un tam pašam dokumentam ar lielāku vieglumu un ērtības.
- Kas attiecas uz glabāšanu un iesaistīto vietu, elektroniskais birojs nodrošina lielāku un efektīvāku uzglabāšanu. Vienā datorā var uzglabāt lielu daudzumu dokumentu. Lielgabarīta failu skapjus var novērst.
- Dokumentu var izgūt, fiziski nepārvietojoties no vienas vietas birojā uz citu.
- Ir iesaistītas lielākas komunikācijas iespējas, īpaši ar darbiniekiem, kas strādā dažādās vietās.
Elektroniska biroja trūkumi:
- Gara dokumenta lasīšana ir grūta datora ekrānā. Garu dokumentu ir vieglāk lasīt uz papīra, un daudzi cilvēki vispār dod priekšroku lasīšanai uz papīra.
- Drošības pasākumi ir jāpastiprina birojā bez papīra. Jāuzrauga lietotāja piekļuves kontrole.
- Tiek iesaistītas digitālās darba apstrādes juridiskās sekas.
- Esošo dokumentu konvertēšana digitālā formā prasa laiku, un dažreiz tas prasa lielas izmaksas.
- Nepieciešama pastāvīga aparatūras un programmatūras jaunināšana.
- Datorvīrusi, strāvas pārtraukumi, tīkla avārijas un tamlīdzīgi var efektīvi slēgt visu uzņēmumu, ja tas paļaujas tikai uz digitālu informāciju.
