10 padomi, kā nodrošināt labāku atbalstu

Daudziem uzņēmumiem IT nodaļa kalpo kā mugurkauls un nervu centrs, nodrošinot vienmērīgu informācijas plūsmu visā sistēmā. IT nodaļa ieņem unikālu vietu uzņēmuma hierarhijā. Tās uzdevums nav obligāti saistīts ar uzņēmuma galvenajām darbībām (patiešām visiem uzņēmumiem ir IT nodaļas, sākot no pārtikas un beidzot ar modi), bet tas nav neatkarīgs no pārējiem departamentiem.

Kaut arī IT personāls ne vienmēr ir pakļauts citiem darbiniekiem, viņi tomēr saglabā sava veida klientu apkalpošanas pozīcijas. IT atbalsta nodrošināšana darbiniekiem ir svarīgs uzdevums jebkurai IT IT nodaļai uzņēmumā. Tas ļauj cilvēkiem uzņēmumā efektīvi veikt savus uzdevumus un palielināt uzņēmuma produktivitāti. Tātad, kā viņi to var paveikt labāk? Šeit ir 10 padomi, kas jāņem vērā jebkurai IT nodaļai. (Darbam IT ir savi trūkumi. 10 iemeslu dēļ nav vērts kļūt par IT puisi.)

Vai jums ir biļešu sistēma

Daudziem lieliem uzņēmumiem, kas sniedz tehnisko atbalstu saviem klientiem, ir biļešu sistēma, lai sekotu viņu uzdevumiem un sekotu jebkura darba gaitai. Pat ja tā ir iekšēja, vienkārša biļešu sistēma var palīdzēt organizēt nodaļu, lai tehniķi nepazaudētu uzmanību no darāmā. Pamata lieta, kas vajadzīga biļešu sistēmai, ir spēja automātiski reaģēt ar biļetes numuru un lauku "piezīmes", lai tehniķi varētu reģistrēt svarīgu informāciju par biļetes gaitu.

… vai vismaz veltītu e-pasta adresi

Dažiem uzņēmumiem var nebūt resursu (vai vēlas), lai būtu pilnībā funkcionējoša biļešu sistēma. Laba alternatīva būtu izveidot speciālu e-pasta adresi jautājumiem un atbalsta jautājumiem, izmantojot automātisko atbildētāju jauniem e-pasta ziņojumiem.

Sūtiet mazāk e-pasta ziņojumu

Pavadiet laiku atbildēm ar pareizajiem jautājumiem vienā e-pastā vai ziņojumā. Daudzu IT personāla problēma ir tā, ka viņi mēdz zaudēt stundas, vienkārši rakstot e-pastus vai sūtot ziņojumus turp un atpakaļ. Piemēram, ja viņi saņem e-pastu, kurā teikts: “Es nevaru saņemt e-pastu”, viņi var ātri nosūtīt atbildi ar tekstu “Kādu ierīci jūs izmantojat?” kas pēc tam var saņemt atbildi uz “Mans klēpjdators”, uz kuru viņi atbildēs: “Kāda ir OS?” Burtiski tas var turpināties visu dienu. Tā vietā IT vajadzētu veltīt laiku, lai pārliecinātos, ka viņi visu nepieciešamo informāciju iegūst vienā e-pastā, pēc tam sniedzot vienu atbildi. Pavadot dažas minūtes, atbildot uz personu detalizēti, var palīdzēt samazināt nebeidzamas turp un atpakaļ sarunas.

Sniedziet informāciju par zināmajām kļūdām

Nodrošiniet BUJ vai lapu “Zināmās kļūdas”. Lielākajai daļai cilvēku ir tādas pašas problēmas kā citiem lietotājiem. Sniedzot FAQ visiem vai, iespējams, lapu, kurā ir ziņas par zināmajām kļūdām (un to, kas ar tām tiek darīts), IT nodaļa var samazināt atkārtotos e-pastus vai ziņojumus, uz kuriem viņiem ir jāatbild - nemaz nerunājot par naidīgumu par to, vai problēmas ir aktuālas tiek uzrunāts.

Izveidojiet forumu

Lielākiem uzņēmumiem ar lielu lietotāju bāzi var būt jēga izveidot forumu, kurā cilvēki var uzskaitīt savas problēmas vai problēmas. Tas ļauj darbiniekiem reaģēt vienam uz otru un palīdzēt viens otram.

Atbildiet personīgi

Tas, šķiet, ir vienkārša vai pat loģiska lieta, kas jādara, taču daudzi IT departamenti, apstrādājot pieprasījumus, joprojām izmanto “komandu” vai “jūsu atbalsta komandu”. Tas ne tikai kaitina daudzus lietotājus, bet arī var likties, ka departaments cenšas izvairīties no atbildības un atbildības. Ja IT darbinieki uz katru pieprasījumu atbild personīgi un iekļauj viņu vārdus, tas darbiniekiem palīdzēs justies kā pieprasījums tiks apstrādāts, kā arī nodrošinās veidu, kā aizturēt kādu, kad viņiem patiešām nepieciešama palīdzība.

Norādiet laika grafiku

Paziņojiet cilvēkiem, kad problēma tiks novērsta. Atkal tas varētu šķist veselais saprāts, taču retāk cilvēki izmanto laiku, lai nosūtītu ziņojumu personai, kura lūdz atbalstu, kad problēma ir novērsta. Tas ir ne tikai pieklājīgs, bet arī dod laika zīmogu un papīra taku, ja rodas citi jautājumi.

Meklējiet atsauksmes

Jebkura nodaļa vai uzņēmums vēlas uzzināt, kā viņiem klājas un kā viņi var uzlabot savus pakalpojumus. Pēc pieprasījuma atrisināšanas ir laba ideja lūgt darbinieka atsauksmes. Ja esat izveidojis veidlapas saiti, vai vienkārši pajautājiet viņiem, ko viņi domā par pakalpojumu.

Nepieļaujiet ļaunprātīgu izmantošanu

Cilvēkiem ir viegli sarūgtināt, it īpaši tiem, kas strādā paaugstināta spiediena darbos. Dažos gadījumos tas var nozīmēt neapmierinātības novēršanu pret citiem cilvēkiem, piemēram, IT darbiniekiem. Lai gan daudzi vadītāji uzskata IT departamenta darbiniekus par padotajiem, tas nenozīmē, ka viņi ir kalpi. IT nodaļu vadītājiem un vadītājiem nevajadzētu pieļaut citu departamentu ļaunprātīgu izmantošanu, īpaši tos, kuri verbāli izmanto darbiniekus.

Esiet profesionāls

Tā kā IT departamenti galvenokārt nodarbojas ar iekšējām lietām, apstrādājot pieprasījumus, ir viegli būt nejaušam vai pat nejaukam. Tomēr IT personālam, atbildot uz pieprasījumiem, vienmēr jāprojektē profesionāls vai pat draudzīgs tonis. Pieklājība var iet tālu.

Šie ir tikai daži padomi, kā palīdzēt IT departamentiem sniegt labākus pakalpojumus saviem uzņēmumiem. Ja jums ir citi padomi, lūdzu, dalieties ar tiem @Techopedia.